Un recorrido por el mundo de las tablas de retención documental con Marleny López(parte 1)

Sin papeles show

La persona que escucharán en este capítulo es Marleny López. Tuvimos la oportunidad de hablar con ella. Marleny, tiene más de 15 años de experiencia en la coordinación, asesoría, enseñanza y consultoría en gestión documental.

Ella es Colombiana, es una persona muy alegre, amable y apasionada en el mundo de los documentos y la información, Marleny ha tenido la oportunidad de llevar a cabo proyectos de implementación de tablas de retención en empresas de carácter privado como de carácter público.

Marleny llegó al mundo de la gestión documental por casualidad, como muchos de los que escuchará este episodio, y aunque ella hoy en día es una experta de este mundo, no siempre fue así, y a pesar de ella estuvo en su retiro voluntario, decidió iniciar una nueva carrera y llegar a tener todo el conocimiento experiencia que tiene hoy en día.

Marleny hizo sus primeras tablas de retención documental de una empresa bastante reconocida del país, hizo un primer intento de convalidación de tablas de retención documental ante el Archivo general de la nación de Colombia, pero no tuvo éxito. Luego, hizo las correcciones necesarias, se preparó un poco más y logro convalidar sus primeras tablas de retención documental.

En Colombia, las entidades públicas debían convalidar las tablas de retención documental ante el Archivo General de la Nación; hoy en día, deben hacerlo ante el consejo departamental de archivos. Este proceso consiste, en que dichos organismos hacen una revisión exhaustiva del procedimiento y los resultados obtenidos del proceso, con el fin de autorizar su aplicación.

Para Marleny, las TRD son el norte de una empresa para hacer gestión documental.

Marleny nos dice que hacer las tablas de retención documental es como armar un rompecabezas, ya que se deben leer e interpretar diferentes documentos, con el fin de ir plasmando todo ese conocimiento sobre ese documento que va a ser la tabla de retención documental. Además, para llevar a cabo con éxito estos proyectos deben formarse equipos interdisciplinarios.

Si ustedes nunca han visto una tabla de retención documental, visualmente es una tabla, la cual tiene columnas y filas, cada columna es un elemento descriptivo de cada registro que va en las filas. Los elementos descriptivos, o los títulos de las columnas, son el nombre de la serie documental, los años en los que debemos guardar cada serie, también, la disposición que tendremos de esta serie, es decir, si se debe conservar o se puede eliminar cumplido este tiempo, además, nos dice el soporte en el que se encuentra la serie, ya sea física o digitalmente y por último, los criterios que se tuvieron en cuenta para llegar a esa conclusión. Finalmente, en cada fila, encontraremos las series y sub series documentales, así como los tipos documentales, que son los documentos que componen cada serie.

Elaborar unas tablas de retención de documental es una labor delicada, donde se requieren personas que han estudiado estos temas. Todo con el fin de lograr interpretar la normatividad y la función de la empresa.

Hacer una tabla de retención documental es una gran responsabilidad, por lo tanto se necesita tener experiencia para poder interpretar las distintas situaciones.

Un fondo acumulado, básicamente es el archivo de una empresa que siempre ha guardado los documentos al criterio de sus colaboradores, sin seguir ningún tipo de lineamiento técnico. De los ejemplos más comunes son las carpetas con temas o asuntos revueltos, costales, bolsas o cajas de las que conseguimos en los supermercados, llenas con documentos, hasta embutidos y sin orden.

La norma es muy fuerte para las empresas públicas, ya que a través de los documentos se debe garantizar la transparencia a los ciudadanos.

....

--- Send in a voice message: https://podcasters.spotify.com/pod/show/gdinteligente/message